Import-Effort-Matrix:
Die Impact-Effort-Matrix (auch bekannt als Impact-Effort-Matrix oder Impact-Effort-Diagramm) ist ein Werkzeug zur Priorisierung von Projekten, Aufgaben oder Ideen basierend auf ihrer potenziellen Auswirkung und dem erforderlichen Aufwand. Sie hilft Teams, eine klare Sicht auf die Prioritäten zu gewinnen, indem sie die Projekte oder Aufgaben kategorisieren und darauf basierend Entscheidungen treffen.
Grundlagen der Impact-Effort-Matrix
Die Matrix basiert auf zwei Achsen:
- Impact (Wirkung): Diese Achse bewertet den potenziellen Nutzen oder die Auswirkung eines Projekts oder einer Aufgabe. Ein hohes Impact bedeutet, dass das Projekt signifikante positive Ergebnisse für das Unternehmen oder das Team bringen wird.
- Effort (Aufwand): Diese Achse bewertet die Ressourcen, die benötigt werden, um das Projekt oder die Aufgabe erfolgreich umzusetzen. Ein hoher Aufwand bedeutet, dass viele Ressourcen, Zeit oder Geld erforderlich sind.
Wie funktioniert die Matrix?
- Kategorisierung:
- Impact hoch, Aufwand niedrig: Diese Aufgaben oder Projekte bieten große Vorteile bei relativ geringem Aufwand. Sie werden oft als „Quick Wins“ bezeichnet und sollten priorisiert werden.
- Impact hoch, Aufwand hoch: Diese Projekte haben einen hohen Nutzen, erfordern jedoch auch beträchtliche Ressourcen. Sie sollten sorgfältig geplant werden und können in mehrere Phasen aufgeteilt werden.
- Impact niedrig, Aufwand niedrig: Diese Aufgaben sind einfach umzusetzen, bringen jedoch nur geringe Vorteile. Sie können erledigt werden, wenn Zeit und Ressourcen vorhanden sind, sollten aber nicht oberste Priorität haben.
- Impact niedrig, Aufwand hoch: Diese Projekte bringen nur geringe Vorteile und erfordern hohen Aufwand. Diese sollten in der Regel vermieden oder nur dann durchgeführt werden, wenn keine besseren Alternativen verfügbar sind.
- Plotten:
- Zeichnen Sie ein zweidimensionales Diagramm mit den Achsen „Impact“ (Y-Achse) und „Effort“ (X-Achse).
- Tragen Sie die einzelnen Projekte oder Aufgaben auf dem Diagramm basierend auf ihrer Einschätzung von Impact und Effort ein.
- Analyse und Priorisierung:
- Projekte, die in das „hoch-impact, niedrig-aufwand“-Quadrant fallen, sollten zuerst angegangen werden, da sie den größten Nutzen bei geringstem Aufwand bieten.
- Projekte im „hoch-impact, hoch-aufwand“-Quadrant sind ebenfalls wichtig, erfordern jedoch sorgfältige Planung und Ressourcenmanagement.
- Aufgaben im „niedrig-impact, niedrig-aufwand“-Quadrant können als Zusatzaufgaben betrachtet werden, die erledigt werden können, wenn es die Zeit erlaubt.
- Projekte im „niedrig-impact, hoch-aufwand“-Quadrant sind oft die letzten Prioritäten und sollten nur umgesetzt werden, wenn sie unbedingt notwendig sind.
Anwendung der Matrix
1. Brainstorming:
- Sammeln Sie alle potenziellen Projekte, Aufgaben oder Ideen, die bewertet werden sollen. Dies kann durch Brainstorming-Sitzungen, Team-Meetings oder Workshops geschehen.
2. Bewertung:
- Bewerten Sie jedes Element hinsichtlich seines erwarteten Impacts und des benötigten Aufwands. Dies kann durch Schätzungen, historische Daten oder Expertenmeinungen erfolgen.
3. Plotten und Priorisieren:
- Tragen Sie die bewerteten Elemente auf der Matrix ein. Analysieren Sie die Positionen, um zu entscheiden, welche Aufgaben oder Projekte höchste Priorität haben sollten.
4. Planung:
- Entwickeln Sie einen Umsetzungsplan basierend auf den Prioritäten. Planen Sie die Ressourcen und Zeit, die für die Aufgaben mit hohem Impact und geringem Aufwand benötigt werden.
Beispiel für eine Impact-Effort-Matrix
Angenommen, ein Vertriebsteam in einem Pharmavertriebsunternehmen evaluiert neue Projekte zur Verbesserung der Vertriebsleistung:
- Projekt A: Einführung eines neuen CRM-Systems.
- Impact: Hoch (Verbesserte Kundenbeziehungen und -management)
- Effort: Hoch (Hohe Kosten und Implementierungsaufwand)
- Position auf der Matrix: Hoch-Impact, Hoch-Aufwand
- Projekt B: Schulung des Vertriebsteams zur Nutzung bestehender CRM-Features.
- Impact: Mittel (Verbesserte Nutzung der vorhandenen Tools)
- Effort: Niedrig (Geringe Kosten, einfache Schulung)
- Position auf der Matrix: Mittel-Impact, Niedrig-Aufwand
- Projekt C: Automatisierung der täglichen Verkaufsberichte.
- Impact: Hoch (Zeiteinsparung, bessere Berichterstattung)
- Effort: Mittel (Moderater Aufwand für Implementierung)
- Position auf der Matrix: Hoch-Impact, Mittel-Aufwand
- Projekt D: Design einer neuen Unternehmens-Website.
- Impact: Niedrig (Minimale Auswirkungen auf den Vertrieb)
- Effort: Hoch (Hohe Design- und Entwicklungskosten)
- Position auf der Matrix: Niedrig-Impact, Hoch-Aufwand
